Otomasi
Merancang Workflow Approval Digital yang Efektif
Tentukan pemicu, approver, batas waktu, delegasi, dan bukti keputusan agar persetujuan digital tidak menambah antrean.
Workflow approval mengarahkan permintaan kepada pihak yang berwenang mengambil keputusan. Alurnya efektif jika pengguna mengetahui alasan persetujuan, informasi yang perlu diperiksa, dan tindakan saat approver tidak tersedia.
Gunakan aturan yang dapat dijelaskan
Tentukan pemicu persetujuan berdasarkan jenis transaksi, nilai, risiko, atau pengecualian proses. Hindari menambahkan approver yang hanya menerima informasi. Pisahkan pihak yang harus mengambil keputusan dari pihak yang cukup mendapat pemberitahuan.
Siapkan kasus di luar alur normal
Uji penolakan, revisi, pembatalan, delegasi, dan permintaan yang berubah setelah disetujui. Misalnya, jumlah pada dokumen berubah setelah approval; proses perlu menentukan apakah persetujuan lama masih berlaku atau wajib diulang berdasarkan aturan yang disepakati.
Pantau waktu tunggu per tahap
Catat waktu sejak permintaan lengkap sampai keputusan diberikan. Jika antrean panjang terjadi pada satu peran, periksa beban kerja dan kelengkapan informasi. Atur eskalasi serta pengganti dengan kewenangan yang jelas, kemudian simpan jejak siapa memutuskan apa dan kapan.
Checklist untuk tim Anda
- Setiap approver memiliki alasan keterlibatan.
- Revisi setelah persetujuan memiliki aturan.
- Delegasi dan eskalasi dapat ditelusuri.