Dokumen
Otomasi Validasi Dokumen: Aturan dan Pengecualian
Bedakan validasi format, referensi, dan perhitungan agar kesalahan dokumen diarahkan ke petugas yang tepat.
Validasi dokumen memeriksa apakah data memenuhi aturan sebelum diproses lebih lanjut. Aturan yang baik menjelaskan apa yang salah dan tindakan yang perlu dilakukan pengguna.
Pisahkan tiga jenis pemeriksaan
Pemeriksaan format memastikan tanggal atau kode dapat dibaca. Pemeriksaan referensi memastikan pemasok, barang, atau pesanan ditemukan di sumber resmi. Pemeriksaan perhitungan membandingkan jumlah baris, nilai satuan, dan total sesuai definisi proses. Setiap jenis kegagalan membutuhkan pesan yang berbeda.
Tentukan mana yang menghentikan proses
Nomor pesanan yang tidak ditemukan bisa menghentikan transaksi, sedangkan catatan tambahan yang kosong mungkin hanya perlu pemberitahuan. Klasifikasikan aturan bersama pemilik proses. Jangan memakai satu status gagal untuk semua kasus karena pengguna sulit menentukan prioritas.
Sediakan jalan keluar yang tercatat
Saat pengecualian disetujui, simpan alasan, pemberi persetujuan, dan versi aturan. Pantau aturan yang sering diabaikan: penyebabnya mungkin data master kurang lengkap atau batas toleransi tidak sesuai. Perubahan aturan perlu diuji kembali dengan contoh yang sebelumnya lolos dan gagal.
Checklist untuk tim Anda
- Pesan kesalahan menunjukkan field dan tindakan.
- Peringatan dibedakan dari penghentian proses.
- Pengecualian dan perubahan aturan memiliki riwayat.