Dokumen
Document Matching untuk Invoice, PO, dan Surat Jalan
Pelajari pencocokan invoice, pesanan, dan surat jalan dengan kunci referensi, satuan yang konsisten, serta penanganan kiriman parsial.
Document matching membandingkan informasi antardokumen untuk menemukan kesesuaian dan selisih. Tantangannya sering berada pada baris barang, satuan, dan pengiriman parsial, bukan hanya nomor dokumen.
Pilih kunci pencocokan yang stabil
Gunakan kombinasi referensi pesanan, pemasok, dan identitas baris sesuai proses. Nama barang saja mudah berbeda penulisannya. Siapkan pemetaan kode pemasok ke kode internal, lalu samakan satuan sebelum membandingkan jumlah.
Contoh pengiriman parsial
Pesanan berisi 100 unit, surat jalan pertama mencatat 60 unit, dan invoice menagih 60 unit. Membandingkan invoice langsung dengan total pesanan dapat menimbulkan selisih yang keliru. Sistem perlu memperhitungkan penerimaan yang relevan dan jumlah yang sudah ditagihkan sebelumnya.
Atur toleransi dan review
Pisahkan selisih jumlah, harga, serta pembulatan agar petugas melihat penyebabnya. Tetapkan toleransi berdasarkan kesepakatan proses, bukan satu angka untuk semua pemasok dan barang. Kasus di luar toleransi masuk ke review dengan dokumen pembanding dan nilai selisih yang terlihat.
Checklist untuk tim Anda
- Kode dan satuan sudah dinormalisasi.
- Penerimaan parsial serta tagihan terdahulu diperhitungkan.
- Review menampilkan kedua nilai beserta dokumen sumber.